Cakrasoft Hotel System

Cakrasoft Hotel System (CHS) adalah aplikasi property manajemen System (PMS) , yakni program hotel system yang digunakan pengelolaan administrasi front office dan back office dan terintegrasi dengan akuntasi, smart point of sales, dan persediaan untuk hotel, motel, wisma dan sebagainya yang dibuat sesuai dengan standar hotel. Program CHS memberikan kemudahan secara fleksibel kepada manajemen/user untuk mengatur dan mengkonfigurasikan sistem dengan mudah sesuai dengan standar prosedur manajemen hotel.

CHS  dilengkapi Smart Point of Sales (SPOS) untuk menangani administrasi dan transaksi pada Restourant, Café, Bar, Loundry, Salon & Spa, Drug Store, Bisnis Center, dan Outlet lainnya dengan interface Touch Screen. Dengan Interface Touch Screen kemudahaan pengunaan untuk melakukan transaksi yang terjadi pada outlet. SPOS juga mendukung multi tenan dengan konsep bagi hasil, jika mengunakan jasa pihak ketiga untuk pengelolaannya

 Disamping itu CHS juga dilengkapi dengan pengelolaan stock barang dengan konsep multi satuan dan sistem costing FIFO. Aplikasi ini adalah untuk menangani proses administrasi keluar masuk barang dan pengontrolan pengunaan stok barang persediaan, sehingga bagian akuntan dan manajer dapat mengetahui secara langsung stock barang di gudang. Dilengkapi dengan Purchase Order untuk bagian gudangan untuk request order, penerimaan barang dan serta pengeluaran barang untuk masing-masing departemen.
 

DESIGN NETWORKING DAN PROGRAM APLIKASI

    Program CHS adalah program multiuser dengan jumlah client yang tidak terbatas, yang menghubungkan setiap bagian outlet/department. Desain jaringan berbentuk topologi Start/Bintang.

    Sistem Operasi
    a.    Server     :     Windows XP, Vindows 2003 Server, Windows 7, Vista dan linux
    b.    Client       :     Windows XP Home Edition, Vista & Windows Seven

    Perangkat Keras
    Kebutuhan Perangkat Keras minimal untuk server dan client adalah sebagai berikut :

    -    Prosessor PIV. 2.6 GHZ
    -    Memory 256 MB (Rekomendasi server 512)
    -    Hardisk Minimal 3 GB
    -    CDRW
    -    Monitor
    -    Mouse & Keyboard
    Direkomendasikan untuk server mengunakan computer Server

    CHS dengan mengunakan GUI (grafik user interface) pada sistem operasi Minimal Windows XP yang user friendly, yakni mudah digunakan oleh user. CHS adalah program jaringan dengan dengan multiuser  yang dapat digunakan secara bersamaan dengan data terpusat pada server. Ini  digunakan untuk menghindari terjadinya kerangkapan data yang dapat menyebabkan laporan tidak valid. CHS juga didesign dengan mengunakan sistem keamanan yang dapat disesuaikan dengan hak akses masing-masing  dan  dapat diatur oleh pihak manajemen hotel secara fleksibel.

    Modul CHS

    Modul CHS  adalah sebagai berikut :

    1. Module Front Office
      1. Quick Information – Menu untuk melihat informasi statistik kondisi hotel pada saat itu.
      2. Reservation  - menu yang digunakan untuk mendaftar/registrasi tamu yang memesan kamar dan digunakan untuk memberikan informasi mengenai daftar tamu yang telah mendaftar/registrasi. Selain untuk menambah, merubah dan menghapus data, juga dilengkapi dengan beberapa sub menu seperti Duplicate, Wait List Reservation, Cancel Reservation, Check In, Assign Room, Deposit, Mesagge, Total Stay, dan Set Flag.
      3. Group Reservation - digunakan untuk menangani reservasi tamu group dari pemerintah dan instansi
      4. Group Check-In  – digunakan untuk memproses data check-in untuk tamu group yang telah melakukan reservation
      5. Walk In – digunakan untuk menangani tamu yang datang langsung tanpa reservasi dan check-in langsung.
      6. Desk Folio – Menu yang digunakan untuk memposting transaksi yang terjadi baik untuk guest hotel atau guest non room.
      7. Availability Rooms -  Menu ini digunakan untuk melihat informasi kamar yang jumlah available, out order, reservation, check-in, expected arrival, occupancy, expected departur, dan check-out untuk beberapa hari kedepan.
      8. Available Room – digunakan untuk melihat daftar kamar secara keseluruhan yang memberikan informasi tamu yang akan check-out, kamar yang out of order, occupancy, reservation dalam beberapa hari ke depan dalam bentuk tabel atau grid
      9. Quick Room- Memiliki fungsi dengna available room tetapi hanya untu satu hari pada saat tanggal audit date.
      10. In House – digunakan untuk menampilkan informasi guest yang berada di kamar. Selain itu digunakan untuk melakukan proses check out, check out/hold, posting transaksi tamu, switch room, move room, transfer transaksi dan sebagainya
      11. Profile – digunakan untuk melihat dan menyimpan informasi mengenai guest atau guest baik secara individual, group, perusahaan, agent dan sumber lainnya.
      12. Event List - Menu yang digunakan untuk mengolah data-data mengenai event yang terjadi di hotel
      13. Guest History - menu ini digunakan untuk melihat data-data history tamu
      14. Lost and Found – Menu yang digunakan untuk memasukan data-data tamu yang hilang atau ditemukan
      15. F&B Transaction – Modul ini digunakan untuk menangani transaksi yang terjadi pada departemen F&B untuk menangani transaksi yang terjadi seperti room service, shop coffee, banqet, dan transaksi F&B lainnya.
      16. General Cashier – Menu ini digunakan untuk melihat transaksi yang masih aktif  pada semua outlet.
    2. Back Office
      1. Autopost Transaction -  Menu ini digunakan untuk memproses transaksi yang diset daily charge yang dilakukan secara otomatis seperti room charge, tax, dan services dan transaksi lainya.
      2. House Keeping - menu ini  digunakan oleh bagian house keeping untuk memonitor kondisi kamar, dan  melakukan perubahan status kamar, dan history dari kamar.
      3. Dayend Close atau night audit digunakan untuk memproses tutup harian sistem, mengecek tagihan tamu, bill open balance,reservation, expected departure dan memposting jurnal harian. Dayend Close juga berfungsi untuk mengecek kesalahan-kesalahan transaksi, transaksi yang belum diselesaikan, memberikan warning atau pesan error untuk transaksi, dan menyiapkan sistem untuk transaksi hari berikutnya yang dilakukan oleh night auditor.
      4. Global Posting- digunakan untuk memposting transaksi item-item tertentu yang global secara cepat.
      5. Company digunakan untuk memasukan data-data customer untuk perusahaan.
      6. Travel Agen digunakan untuk memasukan data-data mengenai customer travel yang bekerja sama dengan hotel.
      7. Report digunakan untuk mencetak Laporan Hotel, harian, bulanan, tahunan, dan sebagainya sebagian dan secara keseluruhan.
        1. Reservation :Guest Reservation, Deposit Reservation, Cancelled Reservation, Wait List Reservatio;
        2. Forecasting & Availability : available Room, Availability Room, Room Chart;
        3. Room : Room, Room Rate, Room Count Sheet, Room Unavailable;
        4. Front Desk : Guest In-House one day, Guest In-House Range Date, Guest In-House By Country, Additional Departure, Expected Departure, Extended Departure, Departure List, Guest Folio Transaction, Desk Folio Transaction, Charge List, Charge Recapitulation, Charge List Check-Out, Charge List – Check Out By Folio Number, Payment List/FOCR, Payment Recapitulation/FOCR, Payment Cash List/FOCR, List Check Out Open Balance, Folio Balance, Void List, Lost & Found, Breakfast Control;
        5. Product : Product Transaction , Product Transaction Recapitulation, User Report, Product List, Summary Product Transaction, Summary Product Transaction Group;
        6. House Keeping : Room Status;
        7. Guest Profile : Guest Profile, Company, Travel Agent;
        8. Dayend Close & Reprint : Total Departemental, Daily Flash Report, Cashier Report, Detail Report Per Sales Center, Detail Sales Report Per Shift, Detail Sales Report Per User, Detail Cash Report Sales Center, Detail Cash Report Per Shift, Detail Cash Report Per User, Summary Product Transaction Per Sales Ceter,Detail Sales Center per Sub Department, Statistic;
        9. General Ledger & Bank : Journal, General Ledger, Trial Balance,Worksheet, Income Statement, Profit Loss Statement, Profit Los Statement Detail, Chart Account, Account Payable Ledger, Account Receive Ledger, Income Budget, Expense Budget, Account Receivable, List Invoice Unpaid, List Invoice Paid, List Invoice Detail Unpaid, List Invoice Detail Paid, Aging Account Receivable By Invoice, Aging Report Recaivable By Company;
        10. Market & Analysis : Statistic, Number of Guest;
        11. City Ledger, Credit Card, & Cash : Cash, Credit Card, & City Ledger, Detail Debit Report Sales Report, Guest Account, Detail Deposit Guest Report, Summary Product Transaction, Summary Food & Beverage Recapitulation, Daily Sales, Recapitulation Cashier Report Per User, Detail Cashier Receive Per User;
           
    3. sPOS (Smart Point Of Sales)
      1. Restaurant
      2. Drug Store
      3. Cafe Shop
      4. Bilyard
      5. Laundry
      6. Business Center
      7. Room Service
      8. Mini Bar
      9. Salon & Spa
      10. Misceleneus
    4. General Ledger & Bank
      1. General Cashier
      2. A/R Personal
      3. A/R City Ledger
      4. A/R General
      5. Invoice
      6. Receipt
      7. List Account Payble
      8. Journal
      9. Expense Budget
      10. Income Budget
      11. Statistic Budget
      12. Close Year
      13. Calculator
    5. Tools
      1. Wallpaper -  digunakan untuk menganti background tampilan AplikasiCHS
      2. Configuration – Menu ini digunakan untuk mengatur dan mengkonfigurasikan sistem seperti :
        1. identitas hotel,
        2. Address Format (konfigurasi jenis font, tanggal, angka)
        3. Reservation : room type, roomrate, breakdown rate package, package, hold type, country, state, language, market dan source, reservation type, guest type, title.
        4. Guest Leadger acount roup, acount, acount rerout group, account sales center, tax & services & food & beverage
        5. User Field
        6. Personal
        7. Form, Report, and Spos.
        8. House keeping
        9. Card & Monitoring
      3. User Setting digunakan untuk mengatur group access dan user ID
      4. Change Password – digunakan untuk merubah password user
      5. Use Log Activity – digunakan untuk mencatat dan mengetahui user yang melakukan proses/aktivitas transaksi pada sistem, kapan dan apa yang dilakukan
      6. Optimize Data – digunakan untuk memaksimalkan kerja database
      7. Trancate Data – digunakan untuk mengosongkan data
      8. Backup and Restore Data Menu ini digunakan untuk membackup data-data dan me-restore atau mengembalikan backup data.
    6. sPOS Touch adalah program aplikasi yang digunakan untuk menanggani transaksi yang terjadi pada outlet, selain di bagian Front Desk seperti cafee shop, room service, spa, salon, bilyard, mini bar, laundry, drug store dan outlet lainnya. Program ini terpisah dengan program CHS. Aplikasi ini didesain dalam bentuk touch screen sehingga mudah, cukup mengunakan jari tangan pada layar. sPOS terdiri dari modul : Point of Sales (Terminal, Transaction Sales), Accounting (Journal, Report, Account Payable, Account Receivable, Company, Dayend Close) Tools (Wallpaper,Configuration, Setting User, Change Password, Optimaze Data, Truncate Data, Backup Restore Data), dan Help.
    7. Stock adalah program aplikasi untuk pengelolaan barang persediaan seperti stock awal barang, purchase order, pengambilan, administrasi barang, dan laporan. Program ini juga terpisah dengan program utama. Module terdiri atas : Transaction (Purchase Order, Receive Stock, Stock Transfer, Costing, Sale, Stock Opname, General Stock, Stock Departement), Tools (Accounting (Journal, Report, Account Payable, Account Receivable, Company, Dayend Close) Tools (Wallpaper,Configuration, Setting User, Change Password, Optimaze Data, Truncate Data, Backup Restore Data), dan Help.
    8. About
      1. Program
      2. Manual Books Berikan petunjuk-petunjuk instalasi dan petunjuk pengunakaan sistem CHS v1.02

    KEISTIMEWAAN PROGRAM

    CHS mempunyai keistimewaan sebagai berikut :

    1. Multiuser, Real Time, Online Support CHS didesign dengan multiuser dalam jaringan semua bentuk jaringan secara real time, dan sistem yang online.
    2. Full Integration modul & unit Semua modul dalam program terintegrasi menjadi satu dan dapat mengintegrasikan data dari masing-masing Departement.
    3. Parameter Controlled Sistem didesign dengan Parameter Controlled atau pengaturan variable, yakni variable-variabelnya dapat diatur nilainya sesuai dengan kebutuhan owner.
    4. Modular Architecture Didesign dalam bentuk modul sehingga dapat dirubah sesuai dengan kebutuhan dengan cepat dan mudah
    5. User Friendly User Friendly artinya sangat mudah digunakan dengan bantuan tombol pada keyboard dan perintah alternative, serta perintahan kursor cukup mudah dilakukan sehingga dapat dioperasionalkan tanpa mouse
    6. High Security Didesign dengan tingkat keamanan tinggi dan berlevel. Selain itu juga hak access user juga dapat diatur berdasarkan modul sesuai dengan fungsi dan tugas dari masing-masing karyawan.
    7. Support Mobile System (pengembangan) Program ini mendukung untuk pengembangan mobile system dalam memberikan informasi yang cepat kepada konsumen seperti pengunaan SMS untuk mengetahui informasinya
    8. Support System Sistem ini dibackup langsung oleh development system sehingga jika ada permasalahan yang terjadi dapat langsung ditangani
    9. Log digunakan untuk mencata semua aktivitas atau kegiatan yang terjadi pada sistem, dimana, kapan dan apa yang dilakukan.
    10. Ribbon Design & Dynamic Wallpaper Didesign dengan tampilan ribbon yaitu bentuk tiga dimensi seperti pada tampilan Microsoft office 2007 yang warnanya sangat soft sehingga soft dilihat oleh user dan wallpaper atau background yang dapat diatur sesuai dengan keinginan user

     

    TRAINING, ASSESMENT DAN CERTIFICATE

    1. Training Training dilakukan kepada para karyawan dan para manager terlibat dalam operasional sistem CHS v1.02. Training ini dilakukan agar karyawan memahami dan memiliki keterampilan dalam operasikan program CHS
    2. Assessment Assessment dilakukan untuk mengetahui kompetensi dari karyawan dan manager untuk sistem CHS.  Assesment dilakukan setelah ditraining.
    3. Certificate Setelah dinyatakan lulus dalam assesment karyawan akan mendapatkan sertifikat dari dari Cakra Mega Data.