Cakrasoft Hotel System (CHS) adalah program hotel berbasis client server yang digunakan untuk administrasi hotel seperti menangani front Office, Back Office, night audit dan Gudang serta menyediakan laporan yang cepat, tepat dan akurat serta dilengkapi dengan fasilitas eksport data beberapa file office seperti Ms. Excel, Ms Word, Text, Pecture, PDF dan sebagainya, ini sangat membantu sekali para staf atau untuk mengolah data dari Laporan.
CHS mengintegrasi semua departemen atau unit menjadi satu. Membantu menanggani permasalahan front office dan back office dan inventory, serta dilengkapi dengan tools untuk mengontrol dan mengatur program.
Program CHS didesign dengan memperhatikan kebutuhan dan persoalan hotel dalam proses administrasi dalam manajemen pengelolaan hotel, sehingga menjadi sesuai dengan kebutuhan hotel dalam operasionalnya.
CHS sudah dilengkapi dengan stock barang, sehingga bagian akuntan, manager dan owner dapat mengetahui secara langsung stock barang di gudang. Dilengkapi dengan Purchase Order untuk bagian gudangan dalam request order, penerimaan barang dan serta pengeluaran barang untuk masing-masing departemen. Program Stock CHS terpisah dengan program utama.
DESIGN NETWORKING DAN PROGRAM APLIKASI
- DESIGN NETWORKING
Program CHS adalah program multiuser yang menghubungkan setiap bagian dalam hotel yang melakukan proses administrasi yang saling terkait dengan dengan desain jaringan berbentuk topologi Start/Bintang. Sistem Operasi yang digunakan :
a. Server : Windows XP, Vindows 2003 Server, Vista atau linux
b. Client : Windows XP Home Edition, Vista & Windows ME untuk client. - DESIGN PROGRAM APLIKASI. CHS dengan mengunakan GUI (grafik user interface) pada sistem operasi Windows XP atau versi di atasnya yang user friendly dan kerja cepat, yakni mudah digunakan dioperasikan oleh user. CHS adalah program jaringan dengan dengan multiuser yang dapat digunakan secara bersamaan dengan data terpusat pada server. Ini bertujuan untuk menghindari terjadinya kerangkapan data yang dapat menyebabkan laporan tidak valid. CHS juga didesign dengan mengunakan sistem keamanan yang dapat disesuaikan dengan hak akses masing-masing dan dapat diatur oleh pihak manajemen hotel secara fleksibel.
Design database mengunakan database MySQL dengan versi 5,0 atau versi di atasnya yang mempunyai kemampuan access data yang cepat, manajemen data yang handal & penyimpanan data dalam jumlah yang sangat besar. - PERANGKAT KERAS
Kebutuhan Perangkat Keras minimal untuk server dan client adalah sebagai berikut :
- Prosessor PIV. 2.6 GHZ
- Memory 256 MB
- Hardisk Minimal 3 GB
- CDRW
- Monitor
- Mouse & KeyboardDirekomendasikan untuk server mengunakan computer Server
Modul CHS adalah sebagai berikut :
- Module Front Office
- Reservation
Reservation adalah menu yang digunakan untuk mendaftar/registrasi tamu yang memesan kamar dan digunakan untuk memberikan informasi mengenai daftar tamu yang telah mendaftar/registrasi. Selain untuk menambah, merubah dan menghapus data, juga dilengkapi dengan beberapa sub menu seperti Duplicate, Wait List Reservation, Cancel Reservation, Check In, Assign Room, Deposit, Mesagge, Total Stay, dan Set Flag. - Group Reservation
Group Reservation digunakan untuk menangani reservasi tamu group dari pemerintah dan instansi - Group Check-In
Group Check-In digunakan untuk memproses data check-in untuk tamu group yang telah melakukan reservation - Walk In
Walk In digunakan untuk menangani tamu yang datang langsung tanpa reservasi dan check-in langsung. - Desk Folio
Menu yang digunakan untuk memposting transaksi yang terjadi baik untuk guest hotel atau guest non room. - Availability Rooms
Availability Rooms adalah menu ini digunakan untuk menampilkan informasi semua kamar yang ada untuk melihat daftar kamar kosong dan terisi dan dapat juga digunakan untuk reservasi kamar yang kosong secara langsung. - In House
In House digunakan untuk menampilkan informasi guest yang berada di kamar. Selain itu digunakan untuk melakukan proses check out, check out/hold, posting transaksi tamu, switch room, move room, dan dapat digunakan untuk merubah data guest. - House Keeping
House Keeping digunakan untuk control service yang dilakukan oleh housekeeper - Profile
Profile digunakan untuk melihat dan menyimpan informasi mengenai guest atau guest baik secara individual, group, perusahaan, agent dan sumber lainnya. - Event List
Menu yang digunakan untuk mengolah data-data mengenai event yang terjadi di hotel - Message
Message adalah sub menu yang digunakan untuk meng-handle pesan tamu. - Lost and Found
Menu yang digunakan untuk memasukan data-data tamu yang hilang atau ditemukan - F&B Transaction
Modul ini digunakan untuk menangani transaksi yang terjadi pada departemen F&B untuk menangani transaksi yang terjadi seperti room service, shop coffee, banqet, dan transaksi F&B lainnya. - House Status
Untuk melihat informasi kamar hotel secara keseluruhan dapat mengunakan sub menu House Status
- Reservation
- Back Office
- Autopost
Menu ini digunakan untuk memproses transaksi yang terjadi secara otomatis seperti room charge, tax, dan services dan transaksi lainya yang terjadi secara otomatis. - Dayend Close
Digunakan untuk memproses tutup harian system, memposting secara otomatis tagihan tamu dan balance keuangan. Atau istilah lainnya adalah Night Audit. Dayend Close juga berfungsi untuk mengecek kesalahan-kesalahan transaksi, transaksi yang belum diselesaikan, memberikan warning untuk transaksi yang lebih lanjut, dan memproses sistem untuk kesiapa esok harinya. - Global Posting
Global Posting digunakan untuk memposting transaksi item-item yang global secara cepat. - Company
Company digunakan untuk memasukan data-data mitra perusahaan. - Travel Agen
Travel Agen digunakan untuk memasukan data-data mengenai mitra Agen Travel yang bekerja sama dengan Hotel. - Report
Report digunakan untuk mencetak Laporan Hotel, harian, bulanan, tahunan, dan sebagainya sebagian dan secara keseluruhan.
- Autopost
- Tools
- Wallpaper
Menu ini digunakan untuk menganti background tampilan AplikasiCHS - Configuration
Menu ini digunakan untuk mengatur dan mengkonfigurasikan sistem seperti :- identitas hotel,
- Reservation
Room Type, Room Rate, Package, Hold Type, Country, State, Language, Market dan Source - Guest Leadger
Acount Group, Acount, Acount Rerout Group, Account Sales Center, Tax & Services & Food & Beverage - User Field
- User Setting
User Setting digunakan untuk mengatur group access dan user ID - Change Password
Change Password digunakan untuk merubah password user - Log
Log digunakan untuk mencatat dan mengetahui user yang melakukan proses/aktivitas transaksi pada sistem, kapan dan apa yang dilakukan - Optimize Data
Optimize Data digunakan untuk memaksimalkan kerja database - Truncate Data
Trancate Data digunakan untuk memgosongkan data - Backup and Restore Data
Menu ini digunakan untuk membackup data-data dan me-restore atau mengembalikan backup data.
- Wallpaper
- Module Transcation. Module transaction digunakan untuk menangani transakasi-tansaksi yang terjadi pada counter-counter yang terintegrasi seperti restoran, cafe, bar, salon & spa, karaoke, loundry, mini bar, shop dan unit counter lainya yang terdapat pada hotel
- Modul Stock
CHS juga dilengkapi dengan program Stock untuk mengkontrol data masuk dan keluar dari gudang. Membantu dalam purchase dan memberikan informasi mengenai keadaan barang persediaan dan menyediakan laporan yang akurat, cepat dan tepat - About
- Program
- Manual Books
Berikan petunjuk-petunjuk instalasi dan petunjuk pengunakaan sistem CHS v1.02
KEISTIMEWAAN PROGRAM
CHS mempunyai keistimewaan sebagai berikut :
- Multiuser, Real Time, Online Support
CHS v1.02 didesign dengan multiuser dalam jaringan semua bentuk jaringan secara real time, dan mendukung sistem yang online. - MySQL Server
Database mengunakan MySQL 5.0 yang mempunyai kemampuan mengolah data yang sangat besar dan cepat - Full Integration modul & unit
Semua modul dalam program terintegrasi menjadi satu dan dapat mengintegrasikan data dari masing-masing Departement. - Parameter Controlled
Sistem didesign dengan Parameter Controlled atau pengaturan variable, yakni variable-variabelnya dapat diatur nilainya sesuai dengan kebutuhan owner. - Modular Architecture
Didesign dalam bentuk modul sehingga dapat dirubah sesuai dengan kebutuhan dengan cepat dan mudah - User Friendly
User Friendly artinya sangat mudah digunakan dengan bantuan tombol pada keyboard dan perintah alternative, serta perintahan kursor cukup mudah dilakukan sehingga dapat dioperasionalkan tanpa mouse - High Security
Didesign dengan tingkat keamanan tinggi dan berlevel. Selain itu juga hak access user juga dapat diatur berdasarkan modul sesuai dengan fungsi dan tugas dari masing-masing karyawan. - Support Mobile System (pengembangan)
Program ini mendukung untuk pengembangan mobile system dalam memberikan informasi yang cepat kepada konsumen seperti pengunaan SMS untuk mengetahui informasinya - Support System
Sistem ini dibackup langsung oleh development system sehingga jika ada permasalahan yang terjadi dapat langsung ditangani - Log
Log digunakan untuk mencata semua aktivitas atau kegiatan yang terjadi pada sistem, dimana, kapan dan apa yang dilakukan. - Ribbon Design & Dynamic Wallpaper
Didesign dengan tampilan ribbon yaitu bentuk tiga dimensi seperti pada tampilan Microsoft office 2007 yang warnanya sangat soft sehingga soft dilihat oleh user dan wallpaper atau background yang dapat diatur sesuai dengan keinginan user
- Training
Training dilakukan kepada para karyawan dan para manager terlibat dalam operasional sistem CHS v1.02. Training ini dilakukan agar karyawan memahami dan memiliki keterampilan dalam operasikan program CHS - Assessment
Assessment dilakukan untuk mengetahui kompetensi dari karyawan dan manager untuk sistem CHS. Assesment dilakukan setelah ditraining. - Certificate
Setelah dinyatakan lulus dalam assesment karyawan akan mendapatkan sertifikat dari dari Cakra Mega Data.